Prozessautomatisierung für Unternehmen

Wo im Arbeitsalltag Zeit verloren geht

Eine Bestellung wird aus einer E-Mail in eine Tabelle übertragen. Kundendaten werden in mehreren Systemen gepflegt. Für einen Bericht sammelt jemand jede Woche dieselben Zahlen ein. Jeder einzelne Schritt wirkt klein. Zusammen binden solche Abläufe Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.

Wir sehen uns den tatsächlichen Ablauf mit den Menschen an, die ihn täglich ausführen. Dabei unterscheiden wir Bearbeitungszeit, Wartezeit und Nacharbeit. So wird sichtbar, ob eine Schnittstelle fehlt, eine Entscheidung unklar ist oder ein Schritt ganz entfallen kann.

Prozessanalyse: Zeitverluste erkennen und priorisieren

Am Anfang steht ein konkreter Vorgang, zum Beispiel die Bearbeitung einer Anfrage oder die Erstellung eines regelmäßigen Berichts. Wir erfassen die beteiligten Personen, Systeme, Daten und Übergaben. Gemeinsam prüfen wir auch Sonderfälle: Was passiert bei fehlenden Angaben, Rückfragen oder einer Korrektur?

Für mögliche Verbesserungen betrachten wir Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehlerfolgen und technische Abhängigkeiten. Das Ergebnis ist eine priorisierte Liste mit nachvollziehbaren Annahmen: Welcher Schritt verursacht Aufwand? Was könnte sich verbessern? Welche Voraussetzungen und Risiken gibt es? Diese Grundlage hilft euch, über die Umsetzung zu entscheiden.

Bestehende Systeme verbinden und Abläufe automatisieren

Aus der Analyse leiten wir eine passende Lösung ab. Manchmal reicht eine bessere Nutzung vorhandener Software. In anderen Fällen verbinden wir Systeme über Schnittstellen oder entwickeln eine Anwendung für euren Ablauf. Die Auswahl folgt dem Problem und den vorhandenen Systemen.

Wir beginnen mit einem abgegrenzten Schritt, testen mit repräsentativen Daten und vergleichen das Ergebnis mit dem bisherigen Ablauf. Vor der Umstellung klären wir, wie Fehler erkannt und bearbeitet werden, wer die Lösung betreut und wie ihr bei einer Störung weiterarbeiten könnt.

Wenn eine eigene Anwendung nötig ist: Individualsoftware entwickeln lassen.

Wenn ein Altsystem die Umsetzung erschwert: Legacy-Software schrittweise modernisieren.

Beispiel: Eine Anfrage ohne doppelte Dateneingabe bearbeiten

Der folgende Ablauf ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz: Eine Anfrage kommt per Formular an. Eine Person überträgt die Angaben ins Kundensystem, legt eine Aufgabe an und verschickt eine Eingangsbestätigung.

Eine mögliche Automatisierung übergibt die geprüften Angaben an das Kundensystem, erstellt die Aufgabe und versendet die Bestätigung. Unvollständige oder widersprüchliche Angaben landen zur Prüfung bei einer zuständigen Person. Fachliche Entscheidungen, etwa über ein individuelles Angebot, bleiben beim Team.

Ob sich dieser Ablauf bei euch automatisieren lässt, hängt unter anderem von den Schnittstellen, der Datenqualität und den Freigaberegeln ab. Eine konkrete Zeitersparnis lässt sich erst mit euren tatsächlichen Vorgängen bewerten.

Wann lohnt sich Prozessautomatisierung?

Ein guter Ausgangspunkt sind wiederkehrende Abläufe mit verständlichen Regeln und verlässlichen Eingabedaten. Besonders interessant sind Übergaben, bei denen dieselben Informationen mehrfach eingegeben oder regelmäßig von Hand zusammengetragen werden.

Wir stellen dem möglichen Nutzen den Aufwand für Analyse, Umsetzung, Betrieb und spätere Anpassungen gegenüber. Ein selten ausgeführter Vorgang rechtfertigt nicht automatisch eine eigene Lösung. Bei unklaren Zuständigkeiten oder ständig wechselnden Regeln kann zuerst eine organisatorische Verbesserung sinnvoll sein.

Welche Entscheidungen bleiben beim Menschen?

Freigaben, Ausnahmen und Entscheidungen mit erheblichen Folgen brauchen klare Verantwortliche. Wir legen gemeinsam fest, welche Schritte automatisch laufen und wann eine Person prüfen oder entscheiden muss. Auch eine automatisierte Übertragung muss nachvollziehbar sein und Fehler melden.

KI kann für einzelne Aufgaben infrage kommen, etwa um unstrukturierte Informationen vorzubereiten. Ob sie geeignet ist, prüfen wir am konkreten Fall. Wo feste Regeln genügen, lässt sich der Ablauf oft einfacher und verlässlicher ohne KI umsetzen.

Was bestimmt Aufwand und Kosten?

Wichtige Faktoren sind die Zahl der beteiligten Systeme, verfügbare Schnittstellen, Datenqualität, Sonderfälle und notwendige Freigaben. Auch Anforderungen an Zugriffsschutz, Fehlerbehandlung und Betrieb gehören zur Einschätzung.

Nach der Bestandsaufnahme grenzen wir einen ersten Umsetzungsschritt ab und besprechen Umfang, Aufwand und offene Fragen. Eine pauschale Einsparung oder feste Laufzeit lässt sich ohne Kenntnis eures Prozesses nicht seriös versprechen.

Was braucht ihr für den Einstieg?

Hilfreich sind ein konkreter Ablauf, eine Ansprechperson aus dem Fachbereich und eine Übersicht der beteiligten Systeme. Wenn möglich, bringt Beispielvorgänge und eine grobe Einschätzung von Häufigkeit und Bearbeitungszeit mit. Ein fertiges Lastenheft ist für das Erstgespräch nicht erforderlich.

Vor der Analyse stimmen wir ab, welche Zugänge und Beispieldaten benötigt werden und wer aus dem Fachbereich und der IT beteiligt sein sollte.

Wie lässt sich die Verbesserung messen?

Vor der Umsetzung legen wir fest, woran ihr eine Verbesserung erkennt: zum Beispiel Bearbeitungszeit pro Vorgang, Zahl manueller Eingaben, Rückfragen oder Nacharbeiten. Nach der Einführung vergleichen wir ähnliche Vorgänge und berücksichtigen auch den Aufwand für Kontrolle und Betrieb.

Eingesparte Bearbeitungszeit ist nicht automatisch eine Kosteneinsparung. Sie kann auch bedeuten, dass euer Team mehr Anfragen bearbeitet, schneller reagiert oder Zeit für andere Aufgaben gewinnt.

Lasst uns über euren aufwendigsten Ablauf sprechen

Im kostenfreien 30-minütigen Erstgespräch klären wir, welcher Ablauf euch beschäftigt und ob wir euch bei Analyse und Umsetzung unterstützen können. Beschreibt uns einen Vorgang, bei dem ihr regelmäßig denkt: Das müsste doch einfacher gehen.